Series bài viết Quản Lý Tài Chính trong CNTT-Quản Lý Tài Chính CNTT là gì?

1.Định nghĩa:

Để hiểu quản lý tài chính CNTT là gì, chúng ta phải bắt đầu với sự hiểu biết về quản lý tài chính. Đây là một thuật ngữ quen thuộc trong kinh doanh. Nó thường đề cập đến việc quản lý các hoạt động tài chính của một công ty, chẳng hạn như huy động vốn thông qua phát hành chứng khoán niêm yết trên sàn chứng khoán hoặc vay vốn ngân hàng và sử dụng vốn để tài trợ cho các hoạt động kinh doanh. Tóm lại, quản lý tài chính là về việc tăng vốn cho hoạt động kinh doanh và việc sử dụng vốn đó được xem xét cẩn thận.

Thuật ngữ này cũng được sử dụng để chỉ các trách nhiệm và hoạt động của một tổ chức bộ phận tài chính nội bộ, bao gồm:

  • Kiểm soát quản lý – Dự đoán hiệu quả tài chính của doanh nghiệp và tạo cơ sở cho việc ra quyết định và tăng tài chính; kế toán và phân tích chi phí, từ đó tạo cơ sở phân bổ chi phí cho sản phẩm, dịch vụ hoặc hoạt động, chuẩn bị và kiểm soát ngân sách tài chính, phân tích hiệu suất theo phân tích phương sai (phân tích lợi nhuận theo chi phí), khía cạnh tài chính của phân tích rủi ro, chi phí phân tích -benefit và phân tích hiệu quả chi phí.
  • Quản trị – Ghi chép, làm rõ và giải thích các giao dịch và sự kiện tài chính (điều này bao gồm duy trì hồ sơ, ghi sổ, chuẩn bị bảng cân đối kế toán và các khoản lãi lỗ, lập báo cáo giá trị gia tăng, quản lý tiền khấu hao và xử lý lạm phát).
  • Tài chính – Kiểm soát và tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn tài chính (huy động vốn, lập kế hoạch cho các yêu cầu cho vay / thặng dư quỹ, mối quan hệ với các tổ chức tín dụng, quản lý thanh toán cho nhà cung cấp và thu ngân sách từ khách hàng, hỗ trợ quyết định đầu tư, nghĩa vụ nộp thuế cho chính quyền).

Quản lý tài chính liên quan đến toàn bộ tổ chức, bao gồm bộ phận CNTT và đóng góp của nó cho các hoạt động được nêu ở trên. Quản lý tài chính CNTT có thể được hiểu là trách nhiệm và hoạt động quản lý tài chính liên quan đến CNTT. Chính xác hơn, chúng ta nên sử dụng thuật ngữ quản lý IS (Dịch vụ thông tin) thay vì quản lý CNTT (Công nghệ thông tin). Quản lý IS bao gồm các yêu cầu đối với con người , công nghệ và quy trình để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh với hệ thống xử lý thông tin đầy đủ. Nó là một thuật ngữ rộng hơn quản lý CNTT, chỉ đề cập đến các công nghệ. Tuy nhiên, trên thực tế, thuật ngữ quản lý CNTT và quản lý IS thường được sử dụng với cùng một nghĩa.

Quản lý tài chính CNTT cũng được biết đến trong bối cảnh ITIL

ISO / IEC 20000, tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên về chất lượng dịch vụ CNTT, cũng liên quan đến quản lý tài chính CNTT, đặc biệt là hai hoạt động, lập ngân sách và kế toán cho các dịch vụ CNTT (tính phí được công nhận là một hoạt động nhưng không bao gồm vì không bắt buộc trong tiêu chuẩn). Trong bối cảnh của tiêu chuẩn này, quản lý tài chính có ý nghĩa tương tự như trong ITIL – đó là thực tiễn quản lý tài chính tương ứng với quản lý tài chính ITIL cho các dịch vụ CNTT. Chúng ta có thể kết luận rằng quản lý tài chính cho các dịch vụ CNTT là một thuật ngữ liên quan đến quản lý dịch vụ CNTT (ITSM) và đặc biệt là ITIL, theo quan điểm của một nhà cung cấp dịch vụ (dù là nội bộ hay bên ngoài) và bao gồm một tập hợp con (ngân sách, kế toán và tính phí) của các hoạt động quản lý tài chính CNTT.

Loạt bài viết này sẽ phân tích quản lý tài chính CNTT trong bối cảnh rộng lớn của nó, bao gồm tất cả các định nghĩa được mô tả ở trên.

2.Mục tiêu và mục đích

Tùy thuộc vào ý nghĩa của quản lý tài chính CNTT, bộ mục tiêu và mục đích sẽ khác nhau. Nếu chúng tôi giải thích quản lý tài chính CNTT chủ yếu như một phần của quản lý tài chính, các mục tiêu và mục đích là các mục tiêu phụ và mục đích phụ liên quan của bộ phận tài chính của tổ chức. Một trong những mục tiêu chính của bộ phận tài chính là phát triển và duy trì các mô-đun nhất định của hệ thống thông tin của công ty, đặc biệt là các hệ thống phụ sau:

  • kế toán tổng hợp
  • kế toán quản trị
  • kế toán tài chính

Các hệ thống phụ này cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để đạt được mục tiêu chính của bộ phận tài chính: hỗ trợ các quy trình quản lý, kiểm soát và ra quyết định quản lý hàng đầu. Bộ phận tài chính phải có khả năng hiểu được tác động tài chính và lợi ích của các quyết định liên quan đến kinh tế, hỗ trợ các hoạt động hoạch định chiến lược với dữ liệu và thông tin, theo dõi và báo cáo về giá trị và hiệu quả của công ty, xác định và hành động về nguồn vốn phù hợp nhất lựa chọn cho các khoản đầu tư, và đảm bảo tuân thủ các quy định hành chính và tài chính.

Bộ phận CNTT đóng góp vào việc hoàn thành các mục tiêu và mục tiêu này bằng cách tham gia vào các hoạt động quản lý tài chính. Tuy nhiên, khi xem xét quản lý tài chính từ góc độ dịch vụ CNTT, phạm vi bị hạn chế. Trong ITIL phiên bản 2 và ISO / IEC 20000, mục tiêu cuối cùng là ngân sách và tài khoản cho các chi phí cung cấp dịch vụ (tính phí nằm ngoài phạm vi trong ISO / IEC 20000). Một số mục tiêu cụ thể được phân biệt rõ ràng.

Mục đích của việc lập ngân sách là:

  • dự đoán số tiền cần thiết để chạy các dịch vụ CNTT.
  • đảm bảo rằng chi tiêu thực tế có thể được so sánh với chi tiêu dự đoán.
  • giảm rủi ro bội chi hoặc thiếu chi.
  • đảm bảo rằng các khoản thu có sẵn để chi trả cho chi tiêu dự đoán (nơi đang tính phí).

Mục đích của kế toán là:

  • kế toán tiền đã chi.
  • kế toán cho các khoản thu.
  • tính toán chi phí cung cấp dịch vụ CNTT.
  • thực hiện phân tích lợi ích chi phí hoặc lợi tức đầu tư.
  • xác định chi phí thay đổi.

Cuối cùng, các mục đích để tính phí là:

  • thu hồi chi phí của các dịch vụ CNTT.
  • vận hành tổ chức CNTT như một đơn vị kinh doanh (tạo ra lợi nhuận) nếu được yêu cầu.
  • ảnh hưởng đến hành vi của người dùng và khách hàng.

Một mục tiêu cụ thể khác của quản lý tài chính cho các dịch vụ CNTT trong ITIL (phiên bản 2) là hỗ trợ các quyết định quản lý về đầu tư CNTT bằng cách cung cấp các trường hợp kinh doanh chi tiết để thay đổi dịch vụ CNTT.

ITIL phiên bản 3 mô tả tổ chức CNTT tương tự như một công ty đối mặt với thị trường, phát triển hơn nữa khái niệm về đơn vị kinh doanh được giới thiệu trong phiên bản 2. Tổ chức CNTT nên phát triển các dịch vụ CNTT có thể tạo ra giá trị cho khách hàng của mình. Từ quan điểm này, quản lý tài chính nhằm hỗ trợ tổ chức CNTT dữ liệu và phân tích nhằm xác định chiến lược, theo danh mục dịch vụ và kiểm soát kết quả của họ. Định giá dịch vụ trở thành mục tiêu quan trọng: xác định tổng chi phí cung cấp dịch vụ CNTT và tổng giá trị cho doanh nghiệp sử dụng dịch vụ.

Các mục tiêu và mục tiêu được mô tả ở trên có thể được hiển thị như một con đường tiến hóa cho quản lý tài chính CNTT (Hình 1).

Hình 1 Mục tiêu gia tăng và trưởng thành của quản lý tài chính CNTT

3.Mức trưởng thành quản lý tài chính CNTT.

Với đường dẫn tiến hóa được mô tả trong Hình 1, điều quan trọng là phải hiểu từng bước tiến hóa. Các bước hoặc kịch bản này sẽ được sử dụng thường xuyên trong loạt bài viết này để cho phép hiểu rõ hơn về mức độ phù hợp và bối cảnh của các chủ đề chính được thảo luận ở đây. Chúng ta i sẽ lần lượt kiểm tra từng kịch bản.

3.1  Kịch bản 1: Quản lý tài chính CNTT cho các bộ phận CNTT nội bộ

Như chúng ta đã thấy trước đó, có nhiều mức độ trưởng thành khác nhau trong việc cung cấp dịch vụ CNTT. Cấp độ đầu tiên là một bộ phận CNTT hoạt động như một chức năng nội bộ và cung cấp các ứng dụng và cơ sở hạ tầng cho doanh nghiệp. Ở mức trưởng thành này, bộ phận CNTT có thể chưa xác định Danh mục dịch vụ và nó liên lạc với doanh nghiệp về các ứng dụng, quản lý hệ thống CNTT và các dự án CNTT tiến hóa. Ngân sách thường được cấu trúc xung quanh tổ chức CNTT (chức năng) và các hoạt động / dự án mà nó quản lý. Bộ phận CNTT tham gia vào các hoạt động của bộ phận tài chính với các mục tiêu, vai trò và lịch trình được xác định bởi quản lý tài chính hoặc doanh nghiệp. Các chủ đề tài chính cốt lõi là đánh giá các khoản đầu tư mới vào CNTT, xác định chi phí thực tế so với ngân sách và kế hoạch tài chính. Cơ chế tính phí của chi phí bộ phận hiếm khi được xác định. Khi có một cơ chế tính phí, không có khả năng bị chi phối bởi việc tiêu thụ dịch vụ.

Các hoạt động tiêu biểu mà CNTT tham gia ở cấp độ này là:

  • Lập kế hoạch tài chính – Hoạt động dự đoán và kiểm soát chi tiêu tiền để đạt được các mục tiêu kinh doanh trong trung hạn / dài hạn (ví dụ: thời hạn ba năm). Điều này bao gồm đầu tư CNTT và chi phí vận hành, vì vậy bộ phận CNTT tham gia bằng cách chuẩn bị dự báo dựa trên kế hoạch phát triển kinh doanh (hoặc công nghiệp); mức độ chi tiết của dữ liệu là trung bình đến thấp.
  • Lập ngân sách – Hoạt động dự đoán và kiểm soát chi tiêu tiền trong suốt thời kỳ ngân sách (thường là một năm) để đạt được các mục tiêu kinh doanh; nó cũng bao gồm các khoản đầu tư CNTT và chi phí vận hành. Bộ phận CNTT tham gia bằng cách chuẩn bị dự báo của nó; mức độ chi tiết của dữ liệu là trung bình đến cao. Dự báo ngân sách phù hợp với kế hoạch tài chính (xem hoạt động trước đó) cho năm ngân sách tương ứng. Một hoặc nhiều đánh giá về ngân sách có thể cần thiết hoặc được lên kế hoạch trong giai đoạn ngân sách để kiểm tra và xác định sự cần thiết phải thay đổi đáng kể.
  • Kế toán – Hoạt động cho phép tổ chức hạch toán số tiền và cách thức chi tiêu; điều này được thực hiện bằng các sổ cái, thường được xác định bởi bộ phận tài chính. Bộ phận CNTT thường đóng góp nhưng không dẫn dắt hoạt động; ví dụ, việc ghi lại các tài liệu tài chính (như hóa đơn thụ động) thường được thực hiện bởi bộ phận tài chính của bộ phận nhân sự, mặc dù một số hoạt động có thể được thực hiện bởi bộ phận CNTT (ví dụ: đưa ra yêu cầu mua hàng). Kế toán liên quan chặt chẽ đến các hoạt động chu kỳ thụ động (xem bảng chú giải), chẳng hạn như mua sắm và quản lý đơn hàng.
  • Quản lý độ lệch – Phân tích dữ liệu số dư và so sánh với ngân sách có thể xác định độ lệch đáng kể cần được xử lý. Phân tích có thể được thực hiện bởi bộ phận tài chính trung ương hoặc đơn giản là được điều phối bởi nó và được thực hiện bởi bộ phận CNTT.
  • Đánh giá các khoản đầu tư – Hoạt động ước tính tất cả các chi phí liên quan đến một khoản đầu tư và so sánh chúng với các khoản thu và / hoặc tiết kiệm để xác định lợi ích kinh tế của nó; các quy tắc đánh giá được thiết lập bởi bộ phận tài chính nhưng đánh giá thực tế thường được thực hiện bởi bộ phận CNTT.

Bộ phận tài chính thường thực hiện các hoạt động tài chính khác, như chuẩn bị bảng cân đối kế toán và tài khoản lãi lỗ, xử lý khấu hao, đánh giá tài sản, phân bổ và phân bổ tiền cho các bộ phận khác cũng như các bộ phận hoặc công ty thu phí để sử dụng CNTT. Ở cấp độ này, chúng tôi thường nói về chi phí CNTT và phân bổ và / hoặc phân bổ cho các đơn vị kinh doanh và / hoặc các bộ phận khác của tổ chức, chủ yếu dựa trên cấu trúc tài chính chung của doanh nghiệp.

3.2 Kịch bản 2: Quản lý tài chính CNTT cho các nhà cung cấp dịch vụ CNTT nội bộ

Ở mức trưởng thành này, bộ phận CNTT đã xác định và áp dụng phương pháp và triết lý quản lý dịch vụ, ngay cả khi nó vẫn cung cấp dịch vụ cho một thị trường bị giam cầm, điển hình là cho một công ty cụ thể hoặc một nhóm các công ty liên quan. Điều này nói chung là vì bộ phận CNTT cần cung cấp hỗ trợ tốt hơn cho doanh nghiệp hoặc đơn giản là để cải thiện chất lượng CNTT và tối ưu hóa chi phí bằng cách áp dụng các phương pháp và phương pháp tốt nhất đã được chứng minh. Nó đã xác định các dịch vụ được cung cấp và xác định cách xử lý thông tin quản lý tài chính ở cấp độ này, với mục đích tính phí cho các dịch vụ CNTT, cho dù thực tế hay không có ý nghĩa. Ví dụ: bộ phận CNTT có thể chi tiết ngân sách và cũng có thể tính đến từng dịch vụ; nó cũng có thể có khả năng xác định các tác động đối với ngân sách dịch vụ dựa trên các thay đổi. Cách tiếp cận của bộ phận CNTT có thể tương thích với thực tiễn và cấu trúc kế toán chung của công ty, nhưng điều này là không thể. Thường xuyên hơn, cần hợp nhất quan điểm tài chính truyền thống (dựa trên phân tích chi phí của các bộ phận, chức năng, sản phẩm hoặc thông tin kinh doanh cốt lõi khác có liên quan) với quan điểm định hướng dịch vụ mới.

Cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ và / hoặc các quy trình quản lý tài chính CNTT có thể không phù hợp với phương pháp và / hoặc quy trình tài chính CNTT nói chung. Có thể có một số lý do cho việc này. Dịch vụ CNTT không phải là yếu tố kinh doanh cốt lõi; bộ phận tài chính trung ương có thể không có văn hóa ITSM trưởng thành; hoặc có thể có những hạn chế trong hệ thống quản lý tài chính hỗ trợ trung tâm. Ở mức độ trưởng thành này, thường cần xây dựng một hệ thống quản lý tài chính CNTT chuyên dụng, sẽ hỗ trợ các nhu cầu cụ thể khi bộ phận CNTT bắt đầu nghĩ mình là một công ty trong công ty, bán sản phẩm / dịch vụ và quản lý chúng từ quan điểm tài chính quá. Cách suy nghĩ này cũng có thể dẫn đến các kỹ năng chuyên ngành và chức năng tổ chức trong CNTT, chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề tài chính. Nhu cầu làm việc với các quy trình tài chính được quản lý tập trung sẽ tiếp tục, như được mô tả ở mức trưởng thành trước đó và dữ liệu tài chính phải được đối chiếu giữa hệ thống trung tâm và các quy trình và của bộ phận CNTT.

Đây có lẽ là mức trưởng thành khó quản lý nhất vì văn hóa, nhu cầu và mục tiêu tài chính khác nhau sẽ cùng tồn tại trong cùng một công ty. Nhiều hoạt động tài chính có cùng tiêu đề với các cấp độ trước nhưng nội dung và cách tiếp cận của chúng khác nhau đáng kể:

  • Lập kế hoạch tài chính – Hoạt động này giống như cấp độ trước. Định hướng dịch vụ có thể ảnh hưởng đến cách thu thập thông tin tài chính, nhưng cấu trúc của kế hoạch tài chính có thể sẽ tiếp tục tuân theo cách tiếp cận và quy tắc của công ty.
  • Lập ngân sách – Thường sẽ có hai hoạt động. Một cái sẽ tương tự như cấp trước, với mục đích cung cấp dữ liệu vào ngân sách toàn cầu của tổ chức. Một hoạt động thứ hai có thể có mặt, với mục tiêu ngân sách cho các chi phí cụ thể của các dịch vụ CNTT; điều này sẽ giao diện chặt chẽ với hoạt động đầu tiên. Ngân sách theo dịch vụ có thể phức tạp hơn đáng kể so với lập ngân sách theo chức năng. Hoạt động này cũng sẽ được thực hiện tự chủ, với phạm vi hạn chế, mỗi lần một dịch vụ CNTT mới được thiết kế và triển khai hoặc thay đổi đáng kể. Ngân sách truyền thống theo chức năng, cần thiết cho tổng quan về tổ chức, có thể được lấy từ ngân sách dịch vụ CNTT. Trong một môi trường trưởng thành, bộ phận tài chính có các hệ thống hỗ trợ rất linh hoạt và tinh vi. Nó sẽ có thể hỗ trợ các chi tiết cụ thể của bộ phận CNTT; một thủ tục kết hợp mới có thể được thiết lập tại chỗ.
  • Kế toán – hoạt động này rất giống với một trong những mức trưởng thành trước đó. Ở đây, vấn đề chính là chỉ ghi dữ liệu một lần, để có thể cung cấp cả bộ quan điểm và chi tiết tài chính – theo chức năng và theo dịch vụ.
  • Dự báo – một mục tiêu cụ thể của quản lý dịch vụ CNTT là kiểm tra độ lệch giữa ngân sách và chi phí hiện tại của dịch vụ CNTT. Điều này có thể được thực hiện theo hai cách. Đầu tiên là phân chia ngân sách cho từng kỳ kế toán (ví dụ hàng tháng) và so sánh số dư tương ứng; thứ hai là dự báo định kỳ cho toàn bộ chi phí và doanh thu của các dịch vụ CNTT cho toàn bộ thời kỳ ngân sách và so sánh chúng với tổng ngân sách tương ứng. Hoạt động dự báo hỗ trợ phương pháp thứ hai này và có thể được chạy định kỳ (ví dụ: mỗi tháng hoặc mỗi quý). Những sai lệch đáng kể được truyền đạt tới đánh giá ngân sách, đây là một hoạt động khác biệt. Các hoạt động dự báo có thể được tìm thấy trong số các tổ chức Thực hành quản lý tài chính, nhưng kiểm tra và đánh giá ngân sách định kỳ là một thông lệ thường xuyên hơn. Các tiêu chuẩn và thông lệ quản lý dịch vụ CNTT (ví dụ: ISO / IEC 20000) có các yêu cầu rõ ràng để dự báo chi phí cung cấp dịch vụ CNTT.
  • Quản lý độ lệch – Độ lệch từ ngân sách có thể được xác định từ hoạt động dự báo hoặc từ hoạt động ngân sách của các dịch vụ CNTT cụ thể mới hoặc đã thay đổi; những sai lệch sẽ cần phải được quản lý. Có thể có một đánh giá về ngân sách hoặc ủy quyền chi tiêu thêm, giữ cho ngân sách ban đầu không thay đổi. Độ lệch đáng kể cho các dịch vụ CNTT cụ thể không nhất thiết dẫn đến độ lệch có liên quan so với ngân sách CNTT nói chung và do đó, từ ngân sách chung của tổ chức.
  • Charging – Một tổ chức định hướng dịch vụ CNTT trưởng thành có khả năng kiểm soát tốt chi phí và mức tiêu thụ dịch vụ CNTT. Đây là khúc dạo đầu để tính phí các dịch vụ CNTT, rất hữu ích trong việc ảnh hưởng đến hành vi của người dùng. Nhưng trong một thị trường bị giam cầm, điển hình ở cấp độ này, vẫn có thể cần phải chuyển chi phí CNTT theo chính sách và quy tắc của công ty (ví dụ: doanh thu của các đơn vị kinh doanh). Trong bối cảnh quốc tế, các nguyên tắc và động lực thu phí có thể bắt nguồn từ luật pháp và các quy định liên quan đến việc chuyển lợi nhuận giữa các tổ chức và cuối cùng là thuế. Sạc bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi các chiến lược của công ty.
  • Đánh giá các khoản đầu tư – Hoạt động này giống như trong Kịch bản 1. Các phương pháp và quy tắc để đánh giá các khoản đầu tư CNTT thường được xác định bởi bộ phận tài chính trung tâm và cũng được sử dụng bởi bộ phận CNTT.

3.3 Kịch bản 3: Quản lý tài chính CNTT cho các nhà cung cấp dịch vụ CNTT thị trường

Đây là bối cảnh của một nhà cung cấp dịch vụ CNTT cạnh tranh trên thị trường. Cung cấp dịch vụ CNTT là hoạt động kinh doanh cốt lõi của đơn vị kinh doanh hoặc tổ chức độc lập. Một số khách hàng ban đầu có thể được tìm thấy giữa các công ty thuộc cùng một nhóm hoặc cổ đông (cổ đông) nhưng nhiệm vụ mục tiêu là sớm hay muộn, để cạnh tranh trên thị trường. Trong bối cảnh này, không nên có sự khác biệt giữa quản lý tài chính và quản lý tài chính CNTT. Điều này không hoàn toàn đúng vì một bộ phận CNTT nội bộ có thể vẫn sẽ tồn tại trong nhà cung cấp dịch vụ CNTT; bộ phận nội bộ này có thể sẽ hoạt động như đã thấy trong các mức trưởng thành trước đó (ví dụ như trong Kịch bản 1). Tuy nhiên, với thuật ngữ quản lý tài chính CNTT, chúng tôi sẽ không đề cập đến quản lý tài chính có thể có của chức năng nội bộ CNTT mà là quản lý tài chính của toàn bộ nhà cung cấp dịch vụ. Với ý nghĩa này, chúng ta có thể bắt đầu kiểm tra các hoạt động ở mức trưởng thành này:

  • Lập kế hoạch tài chính – Hoạt động dự đoán và kiểm soát chi tiêu tiền để đạt được các mục tiêu kinh doanh trong trung hạn / dài hạn (ví dụ: một chân trời ba năm); mức độ chi tiết của dữ liệu là trung bình đến thấp. Các hoạt động liên quan đến toàn bộ tổ chức; nó thuộc sở hữu của quản lý cấp cao và được điều hành với sự hỗ trợ của bộ phận tài chính (CNTT).
  • Lập ngân sách – Hoạt động dự đoán và kiểm soát chi tiêu tiền để đạt được các mục tiêu kinh doanh cho giai đoạn ngân sách (thường là một năm). Dự báo ngân sách phải phù hợp với kế hoạch tài chính (xem hoạt động trước đó) cho năm ngân sách tương ứng. Một hoặc nhiều đánh giá về ngân sách có thể được thực hiện trong giai đoạn ngân sách để kiểm tra và xác định sự cần thiết phải thay đổi đáng kể. Ngân sách thường được xác định ở cấp sản phẩm / dịch vụ, như được cung cấp cho khách hàng cuối cùng. Hoạt động liên quan đến toàn bộ tổ chức và thông thường là trách nhiệm của bộ phận tài chính (CNTT).
  • Kế toán – Hoạt động cho phép tổ chức tính toán cách chi tiêu tiền, việc này được thực hiện bằng sổ cái. Bộ phận tài chính (CNTT) dẫn đầu hoạt động và đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động liên quan (ví dụ: ghi lại các tài liệu như hóa đơn thụ động).
  • Dự báo – Các tổ chức trong thị trường mở thường quản lý ngân sách theo thời kỳ (ví dụ: hàng tháng). Điều này được thúc đẩy bởi nhu cầu quản lý chính xác hơn các vấn đề tài chính để đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết có sẵn để điều hành doanh nghiệp. Sự sai lệch có thể được xác định bằng cách đơn giản so sánh ngân sách với chi tiêu thực tế; một hoạt động dự báo có thể không cần thiết, đặc biệt nếu các đánh giá về ngân sách được lên kế hoạch.
  • Quản lý độ lệch – Kiểm soát chi tiêu thực tế đối với ngân sách hoặc ngân sách cho các dịch vụ CNTT cụ thể mới hoặc đã thay đổi có thể gây ra sai lệch so với kế hoạch. Những sai lệch được xác định phải được quản lý. Có thể có một đánh giá về ngân sách ban đầu hoặc ủy quyền chi tiêu thêm, giữ cho ngân sách không thay đổi.
  • Charging – Một nhà cung cấp dịch vụ CNTT đang chơi trên thị trường phải xác định mức thuế và tính phí cho việc tiêu thụ dịch vụ. Nhiều mô hình sạc khác nhau có thể được áp dụng. Đây là một hoạt động quan trọng trong đó các vai trò chính thường được thực hiện bởi các chức năng tiếp thị và bán hàng, cùng với bộ phận tài chính (CNTT).
  • Đánh giá các khoản đầu tư – Phương pháp và quy tắc để đánh giá các khoản đầu tư CNTT thường được xác định bởi bộ phận tài chính (CNTT) và được sử dụng bởi những người khác.

Các kịch bản được mô tả ở trên sẽ được đề cập trong suốt cuốn sách này. Các chủ đề cụ thể có thể là vốn có của một hoặc nhiều kịch bản này; chúng tôi cũng sẽ đề cập đến các kịch bản để giải thích sự khác biệt hoặc triển khai có thể có.

4.Phạm vi

Chúng ta đã biết được từ phần trên rằng ý nghĩa và phạm vi của quản lý tài chính CNTT phụ thuộc rất nhiều vào bối cảnh. Trong Kịch bản 1, quản lý tài chính CNTT cho các bộ phận CNTT nội bộ, phạm vi là một phần của quản lý tài chính rộng hơn, về mặt hoạt động, nhưng cũng là các mục cần xử lý (ví dụ: chỉ chi phí liên quan đến CNTT). Trong Kịch bản 2, quản lý tài chính CNTT cho các nhà cung cấp dịch vụ CNTT nội bộ, phạm vi có thể rộng hơn so với kịch bản trước đó. Bộ phận CNTT có thể tự chủ và quyết định xây dựng một bộ chức năng cụ thể và chế độ xem chi tiết hơn (ví dụ: bằng dịch vụ CNTT) của dữ liệu có liên quan đến tài chính. Cuối cùng, trong Kịch bản 3, quản lý tài chính CNTT cho nhà cung cấp dịch vụ CNTT thị trường, phạm vi quản lý tài chính CNTT được hiểu là tương đương với quản lý tài chính.

Trong cuốn sách này, chúng tôi sẽ thường xuyên tập trung vào Kịch bản 2 và 3, ví dụ cho các hoạt động. Trong Kịch bản 1, CNTT thường được xem là một trong những công ty có nhiều bộ phận nội bộ và các nhu cầu cụ thể của nó có thể bị ban lãnh đạo cấp cao bỏ qua. Tổ chức, hoạt động, vv có thể rất khác nhau từ công ty này sang công ty khác xa với thực tiễn tốt nhất về quản lý dịch vụ CNTT.

Chúng tôi sẽ tập trung vào các khía cạnh quản lý tài chính dành riêng cho CNTT và mối quan hệ của họ với các hoạt động liên ngành của công ty. Chẳng hạn, chúng tôi sẽ không tập trung vào hoạt động lập kế hoạch tài chính xuyên suốt toàn bộ tổ chức; nhưng chúng tôi sẽ khám phá các giao diện của nó với thực tiễn cụ thể về CNTT; hoặc chúng tôi sẽ kiểm tra các hoạt động cụ thể của CNTT trong đó.

Hình 2 biểu thị bằng đồ họa các hoạt động và các kịch bản trong các bài viết  này. Các quan điểm khác không được bỏ qua ở đây nhưng hướng dẫn tốt hơn được tìm thấy cho chúng trong các ấn phẩm khác.

5. Các yếu tố cụ thể của quản lý tài chính CNTT
Có những đặc thù khác nhau của quản lý tài chính CNTT khi so sánh với các hoạt động quản lý dịch vụ khác, chẳng hạn như quản lý sự cố hoặc quản lý năng lực.

Thứ nhất, quản lý tài chính là một chuyên ngành phổ biến được áp dụng cho các bộ phận khác trong tổ chức; nó được đặc trưng bởi một nền văn hóa chia sẻ, từ vựng và thường bởi các hoạt động phổ biến và các công cụ hỗ trợ. Nó kế thừa các ràng buộc và / hoặc giao diện, được xác định rõ ràng khi giải quyết các hoạt động hoặc thay đổi cấu trúc. Ví dụ, có định nghĩa về chi phí nào sẽ được quản lý như chi phí vốn và chi phí hoạt động. Đây thường là một phần của tổ chức Chính sách kế toán và cách tiếp cận chung, tuân thủ các quy định bên ngoài, như Quy trình kế toán được chấp nhận chung (GAAP), được tuân thủ bởi tất cả các bộ phận. Một ví dụ khác liên quan đến thời gian lập ngân sách, thường được quy định bởi thời gian biểu của tổ chức với các mối quan hệ đầu vào / đầu ra giữa các hoạt động của các chức năng hoặc bộ phận khác nhau (ví dụ: các sáng kiến ​​kinh doanh, như xây dựng nhà máy mới, cần phải biết trước xác định ngân sách cho các dịch vụ CNTT).

Một điều đặc biệt quan trọng khác là các hoạt động quản lý tài chính CNTT, như chúng ta sẽ thấy sau này, được giao thoa chặt chẽ và liên quan đến các hoạt động khác, đặc biệt là các hoạt động thuộc chu kỳ thụ động (các hoạt động bắt đầu từ việc xác định nhu cầu mua một thứ gì đó và kết thúc thanh toán cho các hàng hóa / dịch vụ mua). Một quyết định về chi tiết của cấp độ kế toán có thể ảnh hưởng đến sự phức tạp trong các lĩnh vực khác của tổ chức, chẳng hạn như bộ phận mua hàng hoặc quản trị. Ví dụ: nếu chúng tôi quyết định quản lý chi phí theo dịch vụ, các đơn đặt hàng cho nhà cung cấp có thể sẽ được phân chia tương ứng, điều này có thể dẫn đến sự gia tăng đáng kể số lượng mặt hàng được ghi trong đơn đặt hàng và hóa đơn. Quyết định này cuối cùng có thể dẫn đến chi phí cao hơn cho các hoạt động mua hàng. Trong trường hợp này, phải có sự đánh giá cẩn thận về lợi ích và quyết định được chia sẻ với tất cả các bên liên quan, vì những người khác (thường là bộ phận mua hàng và / hoặc bộ phận tài chính doanh nghiệp) có thể bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi nó.
Do những mối quan hệ tương tác này với các thực tiễn khác, một cụ thể khác cũng liên quan đến công cụ hỗ trợ thực tiễn quản lý tài chính CNTT. Với các hoạt động quản lý dịch vụ CNTT khác, các công cụ hỗ trợ khá độc lập với các phòng ban khác trong tổ chức, mặc dù được tích hợp rất nhiều trong lĩnh vực quản lý dịch vụ. Trong trường hợp quản lý tài chính CNTT, các công cụ hỗ trợ thường là những công cụ quản lý toàn bộ tổ chức thực hành tài chính, hoặc nếu độc lập, chúng được tích hợp chặt chẽ với chúng. Việc chấp nhận và điều chỉnh các công cụ hiện có hoặc giao diện các công cụ cụ thể mới là quyết định chính được đưa ra.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *