EA cho người mới bắt đầu-Phương Pháp Thực Hiện

Bài viết  này mô tả phương pháp triển khai EA (phương pháp EA), đây là một quy trình chi tiết để thiết lập, duy trì và sử dụng phương pháp tiếp cận tài liệu và khung EA. Phương pháp EA là bước đầu tiên trong việc điều phối phương pháp tiếp cận tài liệu EA. Giá trị của việc áp dụng một phương pháp EA là nó làm giảm rủi ro tạo ra một chương trình EA không hiệu quả và / hoặc tài liệu EA không chính xác.

Thuật ngữ chính: EA Framework

Khung EA là một cấu trúc để tổ chức thông tin xác định phạm vi của kiến trúc; những gì chương trình EA sẽ ghi lại và mối quan hệ của các lĩnh vực khác nhau của kiến trúc.

Thuật ngữ chính: Phương pháp EA

Phương pháp EA xác định cách EA sẽ được thực hiện và cách tài liệu sẽ được phát triển, lưu trữ và sử dụng; bao gồm cả việc lựa chọn khung, công cụ mô hình hóa và kho lưu trữ trực tuyến.

Mục tiêu bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn hiểu được các nội dung sau:

  • Hiểu mục đích của phương pháp EA trong chương trình EA.
  • Hiểu các bước của một phương pháp EA ví dụ.
  • Hiểu mối quan hệ giữa khung EA và phương pháp EA.

Phương pháp EA là một mô tả chi tiết, từng bước về cách thức thiết lập và chạy chương trình EA, và cách tài liệu của EA được phát triển, duy trì và sử dụng. Phương pháp EA được trình bày trong cuốn sách này đủ linh hoạt để hỗ trợ việc sử dụng nhiều khung, công cụ và kho lưu trữ phổ biến của EA. Hình 1 cung cấp tổng quan về sáu yếu tố cơ bản của tài liệu EA đã được trình bày trong bài viết trước. Bài viết này xây dựng các yếu tố cơ bản bằng cách thiết lập phương pháp bốn pha / hai mươi bước để thiết lập chương trình EA và thực hiện sáu tài liệu EA các yếu tố.

Hình 1 : Các thành phần cơ bản của một tài liệu EA.

Tương tự kiến trúc nhà: Một phương pháp EA giống như phương pháp tiêu chuẩn mà các kiến trúc sư được dạy để thiết kế và xây dựng một ngôi nhà. Có những điều phải được thực hiện theo một cách nhất định và để cho thiết kế thành công và cho ngôi nhà được xây dựng đúng.

Phương pháp triển khai kiến ​​trúc doanh nghiệp

Giai đoạn I: Thành lập chương trình EA

Bước 1: Thiết lập Chương trình quản lý EA và xác định Kiến trúc sư trưởng.

Bước 2: Thiết lập một phương pháp thực hiện EA.

Bước 3: Thiết lập quản trị EA và liên kết đến các quy trình quản lý khác.

Bước 4: Xây dựng Kế hoạch truyền thông EA để mua lại các bên liên quan.

Giai đoạn II: Lựa chọn công cụ và khung EA

Bước 5: Chọn khung tài liệu EA.

Bước 6: Xác định EA Lines of Business / Crosscut và thứ tự tài liệu của họ.

Bước 7: Xác định các thành phần EA sẽ được ghi lại trên toàn khung.

Bước 8: Chọn phương pháp tài liệu phù hợp với khung.

Bước 9: Chọn các ứng dụng / công cụ phần mềm để hỗ trợ tài liệu EA tự động.

Bước 10: Chọn và thiết lập kho lưu trữ EA trực tuyến để làm tài liệu và phân tích.

Giai đoạn III: Tài liệu về EA

Bước 11: Đánh giá tài liệu kinh doanh và công nghệ hiện có để sử dụng trong EA.

Bước 12: Tài liệu chế độ xem hiện tại của các thành phần EA hiện có trong tất cả các khu vực khung (cấp độ / luồng). Lưu trữ các hiện vật trong kho lưu trữ trực tuyến.

Bước 13: Phát triển một số kịch bản hoạt động kinh doanh / công nghệ trong tương lai.

Bước 14: Xác định các giả định lập kế hoạch trong tương lai cho từng kịch bản trong tương lai.

Bước 15: Sử dụng các kịch bản và đầu vào chương trình / nhân viên khác để lái tài liệu của các thành phần EA trong tương lai trong tất cả các khu vực khung. Lưu trữ các tạo phẩm trong kho EA trực tuyến.

Bước 16: Xây dựng Kế hoạch quản lý EA để sắp xếp các thay đổi được lên kế hoạch trong EA.

Giai đoạn IV: Sử dụng và duy trì EA

Bước 17: Sử dụng thông tin EA để hỗ trợ lập kế hoạch và ra quyết định.

Bước 18: Thường xuyên cập nhật quan điểm hiện tại và tương lai của các thành phần EA.

Bước 19: Duy trì Kho lưu trữ EA để mô hình hóa và phân tích sản phẩm.

Bước 20: Phát hành bản cập nhật hàng năm cho Kế hoạch quản lý EA.

Phương pháp triển khai EA này giải quyết việc thiết lập một bộ tài liệu và chương trình EA mới. Việc phục hồi các chương trình EA hiện có nhưng không hiệu quả hoặc chuyển đổi phương pháp tiếp cận, nhân sự chủ chốt hoặc hỗ trợ theo hợp đồng nên được xử lý thông qua việc bổ sung các Bước trong Giai đoạn I và / hoặc Giai đoạn II để giải quyết những thay đổi này. Sau đây là các mô tả chi tiết hơn về từng bước trong phương pháp EA :

Giai đoạn I: Thành lập chương trình EA

Các hoạt động của Giai đoạn I được thiết kế để bắt đầu chương trình EA ban đầu, xác định những người chơi chính và truyền đạt kế hoạch triển khai EA cho nhà tài trợ điều hành và các bên liên quan khác để mua và hỗ trợ. Các hoạt động tiền tài liệu này rất quan trọng để đảm bảo rằng chương trình EA có mục tiêu rõ ràng, vẫn tập trung và được chấp nhận trong toàn doanh nghiệp.

Thuật ngữ chính: Nhà tài trợ điều hành

Người điều hành có thẩm quyền ra quyết định đối với chương trình EA và là người cung cấp nguồn lực và lãnh đạo cấp cao cho chương trình EA.

Bước 1: Thiết lập Chương trình quản lý EA và xác định Kiến trúc sư trưởng.

Bước đầu tiên là để một nhà tài trợ điều hành thiết lập một chương trình EA và xác định một Kiến trúc sư trưởng để lãnh đạo Chương trình. Chương trình EA ban đầu là một dự án khởi nghiệp (Giai đoạn I-III) và sau đó là một chương trình đang diễn ra (Giai đoạn IV). Nhà tài trợ điều hành phải cung cấp cho Kiến trúc sư trưởng đủ nguồn lực (ví dụ: ngân sách, nhân sự, phần cứng / phần mềm và cơ sở vật chất) và cơ quan có thể thiết lập đúng chương trình EA. Kiến trúc sư trưởng phải chịu trách nhiệm về tài nguyên chương trình EA. Một trong những hành động đầu tiên của Kiến trúc sư trưởng là thành lập một đội EA bao gồm các kiến ​​trúc sư EA được đào tạo và đại diện của các nhóm cổ đông khác nhau.

Bước 2: Thiết lập một phương pháp thực hiện EA.

Bước thứ hai trong phương pháp EA là để Kiến trúc sư trưởng và nhóm EA xác định tất cả các bước trong phương pháp mà doanh nghiệp cần để tạo ra một chương trình EA hiệu quả. Phương pháp EA ví dụ được thảo luận trong chương này có thể được sử dụng khi nó được trình bày hoặc nó có thể được sửa đổi để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Các phương pháp khác từ khu vực công và tư nhân có thể được sử dụng. Điều quan trọng cần nhớ khi bắt đầu EA là có một phương pháp chi tiết sẽ hướng dẫn thực hiện chương trình và các hoạt động tài liệu tiếp theo, cũng như giảm nguy cơ chương trình EA mất tập trung, hiệu quả và giá trị.

Bước 3: Thiết lập quản trị EA và liên kết đến các quy trình quản lý khác.

Bước thứ ba là để nhà tài trợ điều hành và Kiến trúc sư trưởng hợp tác phát triển cách tiếp cận quản trị EA cho phép chính sách, lập kế hoạch và ra quyết định hiệu quả trong chương trình quản lý EA. Cách tiếp cận này đối với quản trị EA nên bao gồm các liên kết đến các quy trình quản lý khác để hoạch định chiến lược, lập kế hoạch vốn, quản lý dự án, bảo mật và lập kế hoạch kỹ năng lực lượng lao động.

Bước 4: Phát triển EA

Kế hoạch truyền thông và mua các bên liên quan. Bước tiếp theo là phát triển Kế hoạch truyền thông EA, đưa ra phương pháp tài liệu EA và lịch trình cho các hoạt động Giai đoạn II và III. Kế hoạch truyền thông EA phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản để có được sự mua vào của các bên liên quan từ các giám đốc điều hành phi kỹ thuật, quản lý doanh nghiệp, nhân viên hỗ trợ và những người dùng cuối tiềm năng khác của tài liệu EA. Kế hoạch truyền thông phải bao gồm các tuyên bố về mục đích và tầm nhìn của EA, ví dụ về cách EA sẽ mang lại giá trị cho doanh nghiệp, nơi tài liệu EA sẽ có sẵn để truy cập, tóm tắt về phương pháp được sử dụng và các nguyên tắc chung sẽ được được sử dụng để phát triển EA.

Giai đoạn II: Lựa chọn công cụ và khung EA

Các hoạt động của Giai đoạn II diễn ra khi bộ tài liệu EA ban đầu được phát triển. Điều này bắt đầu với việc lựa chọn khung tài liệu EA sẽ xác định phạm vi kiến trúc, hướng dẫn các kỹ thuật mô hình hóa các khung nhìn hiện tại, phát triển các kịch bản trong tương lai và mô hình hóa liên quan và thiết lập một kho lưu trữ EA trực tuyến sẽ lưu trữ tất cả các tài liệu EA Hiện vật.

Thuật ngữ chính: EA Artifact

Một tạo phẩm EA là một sản phẩm tài liệu, chẳng hạn như một tài liệu văn bản, đặc tả hệ thống, thông tin giao diện ứng dụng, sơ đồ, bảng tính, các trang trình bày tóm tắt và / hoặc video clip.

Bước 5: Chọn khung tài liệu EA.

Bước đầu tiên của Giai đoạn II liên quan đến việc lựa chọn khung tài liệu EA của Kiến trúc sư trưởng, với đầu vào từ nhóm EA và các bên liên quan. Khung nên xác định các khu vực của doanh nghiệp mà EA sẽ bao gồm và các khu vực đó liên quan như thế nào. Ví dụ, khung EA3 xác định năm khu vực chức năng và ba khu vực chủ đề được ghi lại, tổ chức các loại thành phần khác nhau và sau đó định hướng các thành phần thành các ngành kinh doanh. Những mối quan hệ này rất quan trọng trong việc truyền đạt cách doanh nghiệp sử dụng các quy trình và nguồn lực của mình trong việc hoàn thành các mục tiêu của mình.

Bước 6: Xác định EA Lines of Business và Crosscut và thứ tự tài liệu của họ.

Bước thứ hai của Giai đoạn II liên quan đến việc xác định các ngành nghề kinh doanh theo chiều dọc (còn được gọi là Phân đoạn) và các sáng kiến ​​xuyên suốt trong doanh nghiệp có thể được kiến ​​trúc riêng biệt và khi được kết hợp, sẽ đại diện cho EA cho toàn bộ doanh nghiệp. Đôi khi các LOB dọc khác biệt dễ thấy như các đơn vị phụ chức năng của một tổ chức (ví dụ: Bộ phận Sản xuất, Phòng Bán hàng và Tiếp thị, Phòng Nghiên cứu và Phát triển, Phòng Hành chính và Tài chính). Tuy nhiên, đôi khi, LOB / Phân đoạn là thứ gì đó có ý nghĩa trong EA và không phải là một ranh giới tổ chức được thiết lập, do đó, nó phải được xác định thông qua làm việc với các bên liên quan (ví dụ: chuỗi cung ứng dọc, khả năng đặc thù của nhiệm vụ). Các sáng kiến ​​xuyên suốt là những hoạt động theo chiều ngang hoạt động trong một môi trường hoạt động chung trên một số LOB. Ví dụ về cắt ngang bao gồm dịch vụ web, kho kiến ​​thức, cơ sở hạ tầng mạng, giải pháp bảo mật, mô-đun ERP và hệ thống / ứng dụng văn phòng (ví dụ: email, theo dõi tài liệu, tài chính và kế toán, nhân sự).

Bước 7: Xác định các thành phần EA sẽ được ghi lại.

Bước 7 của phương pháp tài liệu EA là xác định các thành phần EA sẽ phải được ghi lại trong từng khu vực chức năng của khung. Ví dụ, khung EA3 có sáu lĩnh vực chức năng (chiến lược, kinh doanh, thông tin, dịch vụ, mạng và luồng dọc). Mỗi khu vực này đại diện cho một tập hợp các hoạt động riêng biệt mở rộng trên toàn doanh nghiệp, được đại diện bởi các thành phần EA. Các thành phần EA là các mục tiêu plug-and-play, quy trình, biện pháp, dự án, dữ liệu, dịch vụ và tài nguyên CNTT trong các lĩnh vực chức năng khác nhau. Do đó, một thành phần EA là duy nhất về khả năng và tài nguyên mà nó thể hiện trong khung EA. Mỗi thành phần EA được ghi lại bằng các phương pháp thu thập thông tin và các kỹ thuật mô hình phù hợp với loại vật được chứa trong thành phần EA. Ví dụ, ở cấp chiến lược, các mục tiêu, hoạt động chiến lược và các biện pháp kết quả của doanh nghiệp là các mục chính được ghi lại. Ở cấp độ kinh doanh, dòng dịch vụ kinh doanh và các biện pháp liên quan được ghi lại. Ở cấp độ thông tin, các luồng thông tin, cơ sở dữ liệu, kho kiến ​​thức và tiêu chuẩn dữ liệu được ghi lại. Ở cấp độ dịch vụ và ứng dụng, các dịch vụ web, dịch vụ tự động hóa văn phòng và ứng dụng phần mềm khác nhau được ghi lại. Ở cấp độ cơ sở hạ tầng công nghệ, các mạng thoại, dữ liệu và video, cũng như các nhà máy cáp và thiết bị cáp liên quan được ghi lại. Đối với các luồng dọc, thông tin bảo mật CNTT, tiêu chuẩn CNTT và thông tin lực lượng lao động CNTT được thu thập cho các hoạt động và tài nguyên liên quan trong mỗi năm lĩnh vực chức năng khác.

Bước 8: Chọn phương pháp tài liệu phù hợp với khung.

Bước tiếp theo là chọn các phương thức sẽ được sử dụng để thu thập và phát triển các tạo phẩm tài liệu EA. Ví dụ, sau đây là các phương pháp để mô hình hóa trong sáu lĩnh vực chức năng của khung EA3 Cube (năm cấp độ và ba luồng).

Cấp chiến lược: Kế hoạch chiến lược, kịch bản, Thẻ điểm cân bằng Cấp độ kinh doanh: Sơ đồ IDEF-0, Sơ đồ khối,

Biểu đồ cấp độ thông tin: Mô hình dữ liệu, Sơ đồ đối tượng, Từ điển dữ liệu

Cấp độ dịch vụ: Sơ đồ hệ thống, Mô hình dịch vụ web, API

Trình độ công nghệ: Sơ đồ / Tài liệu / Thoại / Video

Chủ đề dọc: Sơ đồ bảo mật, tiêu chuẩn, kỹ năng lực lượng lao động

Điều quan trọng là chọn các kỹ thuật tài liệu sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch và ra quyết định tài nguyên. Do đó, Kiến trúc sư trưởng nên tham khảo ý kiến ​​của các bên liên quan của EA và nhóm EA trong việc lựa chọn các phương pháp để phát triển tạo tác và loại thông tin nào sẽ được thu thập.

Bước 9: Chọn các ứng dụng / công cụ phần mềm để hỗ trợ tài liệu EA tự động.

Khi các khu vực / cấp độ chức năng của khung và các loại thành phần EA được biết đến, các yêu cầu mô hình hóa tài liệu và mô hình EA có thể được thiết lập. Nếu không thực hiện Bước 7 và 8, nhóm Kiến trúc sư trưởng và EA sẽ khó có thể biết các kỹ thuật mô hình cụ thể mà họ sẽ phải hỗ trợ. Ví dụ: nếu các phương thức hướng đối tượng đang được sử dụng để phát triển các tạo phẩm ở mức thông tin của khung, thì một công cụ mô hình hóa EA có khả năng với Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML) được yêu cầu. Ngoài ra, một số loại công cụ tài liệu EA có thể được yêu cầu, vì có thể có yêu cầu đối với công cụ mô hình hóa EA chung, một số công cụ mô hình hóa đặc biệt và tài liệu chung, bảng tính và ứng dụng đồ họa.

Bước 10: Chọn và thiết lập kho lưu trữ EA trực tuyến cho tài liệu.

Bước cuối cùng trong Giai đoạn II là để Kiến trúc sư trưởng và nhóm EA chọn một ứng dụng và cơ sở dữ liệu phần mềm kho lưu trữ EA. Kho lưu trữ EA phải được lưu trữ trên Mạng cục bộ nội bộ của doanh nghiệp để bảo mật và dễ dàng truy cập vào tài liệu EA. Kho lưu trữ EA là một cơ sở dữ liệu và thư mục tệp nơi lưu trữ tất cả tài liệu EA. Một phương pháp để thúc đẩy tính dễ sử dụng là thiết lập một trang web EA là cửa trước cho tất cả các hoạt động và tài liệu của Chương trình EA. Trang web này có thể được thiết kế để trang web quảng bá một cái nhìn rõ ràng về phạm vi của tài liệu EA có sẵn.

Giai đoạn III: Tài liệu về EA

Các hoạt động của giai đoạn III là nơi phát triển thực tế của EA dưới dạng các tạo phẩm tài liệu. Điều này liên quan đến việc phân tích và ghi lại chiến lược, kinh doanh, thông tin, dịch vụ và cơ sở hạ tầng hiện tại của doanh nghiệp. Nó cũng liên quan đến việc phát triển các tạo tác phản ánh những thay đổi về tài nguyên trong ngắn hạn và sự phát triển của một nhóm các kịch bản tương lai dài hạn để xác định các khóa hành động và thay đổi tài nguyên có thể cần thiết để đáp ứng với các tác động bên trong và bên ngoài khác nhau . Các hoạt động trong giai đoạn này của phương pháp tài liệu EA kết thúc với sự phát triển của một Kế hoạch quản lý EA tóm tắt các quan điểm hiện tại và tương lai của kiến trúc và cung cấp một kế hoạch chuyển tiếp và giải trình tự cho các thay đổi ngắn hạn và dài hạn.

Bước 11: Đánh giá tài liệu kinh doanh và công nghệ hiện có để sử dụng trong EA.

Bước đầu tiên của Giai đoạn III là bắt đầu các hoạt động tài liệu EA thực tế. Các hoạt động trước đã thiết lập những gì sẽ được ghi lại, làm thế nào nó sẽ được ghi lại và ai sẽ làm tài liệu này. Quan điểm hiện tại của các thành phần EA là những gì hiện đang được ghi nhận thông qua việc xác định các thành phần EA ở mỗi cấp độ của khung và sau đó sử dụng các tạo phẩm mới và hiện có để ghi lại các thành phần EA hiện đang tồn tại. Theo nhiều cách, hoạt động này giống như kiểm kê các thành phần (mục tiêu chiến lược, dịch vụ kinh doanh, biện pháp, dữ liệu, dịch vụ và tài nguyên CNTT) đã tồn tại trong doanh nghiệp và ánh xạ chúng vào tài liệu hiện có.

Bước 12: Tài liệu quan điểm hiện tại của các thành phần EA hiện có trong tất cả các khu vực khung.

Bước thứ hai của Giai đoạn III là phát triển các tạo tác mới để hoàn thành tài liệu của tất cả các thành phần hiện có. Các phương pháp và công cụ tài liệu được xác định trong Bước 8 được sử dụng để thu thập và chuẩn hóa các tạo phẩm hiện có, cũng như để phát triển các tạo phẩm mới. Các tạo phẩm tài liệu này được sắp xếp theo các mức của khung và được lưu trữ trong kho EA được thiết lập ở Bước 10.

Bước 13: Phát triển một số kịch bản hoạt động kinh doanh và công nghệ trong tương lai.

Trước khi phát triển các quan điểm trong tương lai của các thành phần EA, sẽ rất hữu ích để có được sự hiểu biết ở mức độ cao về các hướng tương lai có thể có mà doanh nghiệp có thể thực hiện, tùy thuộc vào cách nó phản ứng với các ảnh hưởng bên trong và bên ngoài. Ba hoặc nhiều kịch bản trong tương lai nên được phát triển tối ưu với EA và dòng các bên liên quan kinh doanh để phản ánh những gì có thể xảy ra nếu (1) hiện trạng được duy trì; (2) một môi trường hoạt động kinh doanh / công nghệ tối ưu là gặp phải; và (3) một tình huống sống còn đe dọa cao. Có một số kết quả có lợi từ sự phát triển của các kịch bản. Đầu tiên, doanh nghiệp được chuẩn bị và tổ chức nhiều hơn để xử lý các tình huống trong tương lai và lên kế hoạch cho các nguồn lực cần thiết. Thứ hai, một số giả định về kế hoạch được xác định trong mỗi kịch bản cho thấy các ưu tiên của doanh nghiệp có thể là gì nếu kịch bản đó được theo đuổi. Thứ ba, việc lập kế hoạch cho các khả năng trong tương lai được phối hợp nhiều hơn, trái ngược với việc đơn giản là thu thập các đầu vào riêng biệt từ dòng của các nhà quản lý doanh nghiệp và các nhà quản lý công nghệ.

Bước 14: Xác định các giả định lập kế hoạch trong tương lai cho từng kịch bản trong tương lai.

Mỗi kịch bản trong tương lai mô tả, dưới dạng câu chuyện, một môi trường hoạt động kinh doanh / công nghệ có thể có mà doanh nghiệp có thể theo đuổi hoặc đối mặt. Trong bước này, các yếu tố chính của từng kịch bản trong tương lai được phân tích để tiết lộ những điều quan trọng đối với doanh nghiệp và những thay đổi phải xảy ra để kịch bản trở thành hiện thực. Đối với các mục đích của EA, các yếu tố chính này trở thành các giả định quy hoạch mà sau đó có thể được nhóm lại với nhau để thể hiện các thay đổi trong từng khu vực chức năng của khung. Một trong những lợi ích của việc có kịch bản và lập kế hoạch giả định là chúng được phát triển với sự mua vào của các bên liên quan, điều này sẽ giúp ích khi các thay đổi trong tương lai được thực hiện.

Bước 15: Sử dụng các kịch bản, đầu vào chương trình và cập nhật theo lịch trình để thúc đẩy tài liệu của các thành phần trong tương lai trong tất cả các khu vực khung.

Bước này liên quan đến tài liệu về các thay đổi đối với các thành phần EA trong thời gian tới (1-2 năm) và dài hạn hơn (3-5 năm). Những thay đổi này phải được bắt nguồn từ đầu vào của nhóm lãnh đạo (CXOs) thông qua các giả định lập kế hoạch của kịch bản vận hành và từ các nhà quản lý chương trình và dự án, những người biết các yêu cầu kinh doanh trong tương lai, cũng như triển khai, nâng cấp và nghỉ hưu theo kế hoạch. Bằng cách thực hiện theo cách này, các thay đổi được phối hợp và phù hợp hơn với định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Các quan điểm trong tương lai của các thành phần EA nên được phát triển bằng cách sử dụng cùng một tài liệu nhân tạo và các kỹ thuật mô hình đã được sử dụng để phát triển các khung nhìn hiện tại. Điều này giúp xác định rõ hơn những thay đổi trong từng cấp độ chức năng của khung EA, giúp lập kế hoạch và ra quyết định.

Bước 16: Xây dựng Kế hoạch quản lý EA để sắp xếp các thay đổi được lên kế hoạch trong EA.

Bước cuối cùng trong Giai đoạn III là xây dựng Kế hoạch quản lý EA. Kế hoạch này phục vụ để nói rõ EA đã được phát triển như thế nào và cung cấp bản tóm tắt các quan điểm hiện tại và tương lai. Kế hoạch cũng cung cấp một kế hoạch phụ chuyển tiếp và giải trình tự cho những thay đổi trong thời gian tới, có thể đã ở giai đoạn tiền thực hiện dự án. Ngoài ra, một kế hoạch phụ trình tự tầm xa được cung cấp bao gồm các thay đổi tiềm năng liên quan đến các kịch bản trong tương lai.

Giai đoạn IV: Sử dụng và duy trì EA

Giai đoạn IV là một tập hợp các hoạt động đang diễn ra nhằm thúc đẩy việc sử dụng thông tin EA của tất cả các bên liên quan và thiết lập một chu kỳ hàng năm để cập nhật. Đây là nơi nhận ra giá trị của Chương trình EA, vì việc lập kế hoạch và ra quyết định trong toàn doanh nghiệp được hỗ trợ. Giá trị này được duy trì thông qua các cập nhật thường xuyên về quan điểm hiện tại và tương lai của kiến trúc. Giá trị cũng đạt được trong việc bảo trì kho EA và bảo trì tất cả các giấy phép phần mềm liên quan để lập mô hình và lưu trữ.

Bước 17: Sử dụng thông tin EA để lập kế hoạch / ra quyết định tài nguyên.

Sau khi hoàn thành Giai đoạn III, các khung nhìn hiện tại và tương lai của kiến ​​trúc được lưu trữ trong kho EA và sẵn sàng được doanh nghiệp sử dụng để hỗ trợ lập kế hoạch và ra quyết định. Những cổ vật được lưu trữ EA này trở thành một cơ sở của thông tin tham khảo có thể được sử dụng trong nhiều hoạt động điều hành, quản lý và nhân viên. Khi điều này được thực hiện, một mức độ hiểu biết lớn hơn được phát triển về khả năng và khoảng cách hiệu suất giữa một nhóm rộng hơn trong doanh nghiệp. Hơn nữa, bằng cách có tài liệu EA trong kho lưu trữ trực tuyến, thông tin này có thể được gọi và tham khảo trong các cuộc họp, giúp giảm thời gian truyền đạt ý tưởng, tăng khả năng hiểu và giảm lỗi diễn giải giữa những người tham gia cuộc họp. Ví dụ: nếu trong một cuộc họp lập kế hoạch, một trong những người tham gia muốn thể hiện những cải tiến cần thiết trong trao đổi thông tin trong một ngành kinh doanh cụ thể, tài liệu EA về các quan điểm hiện tại và có thể trong tương lai của luồng thông tin đó có thể được gọi từ kho lưu trữ và dự kiến tại cuộc họp Điều này, cùng với thông tin về các dịch vụ kinh doanh liên quan, các ứng dụng hỗ trợ và mạng có thể được tham chiếu một cách có ý nghĩa. Thời gian để truyền đạt ý tưởng được giảm đáng kể khi sơ đồ và văn bản được hiển thị cho mọi người tại cuộc họp. Điều này có thể kích thích các cuộc thảo luận hiệu quả hơn và các quyết định sáng suốt.

Bước 18: Cập nhật thường xuyên các quan điểm hiện tại / tương lai của các Thành phần EA.

Thông tin trong kho EA chỉ có giá trị để lập kế hoạch và ra quyết định miễn là nó toàn diện và chính xác. Do đó, điều quan trọng là phải thường xuyên cập nhật các quan điểm hiện tại và tương lai của các thành phần EA trong tất cả các lĩnh vực của khung. Hơn nữa, nó rất hữu ích cho người dùng thông tin EA nếu các bản cập nhật được thực hiện theo lịch trình thường xuyên, có thể hai lần một năm. Ngoài ra, điều quan trọng là duy trì kiểm soát phiên bản giữa các bản cập nhật, để tất cả người dùng thông tin EA biết rằng họ đang tiến hành các hoạt động lập kế hoạch và ra quyết định dựa trên cùng một thông tin. Vì những gì được lên kế hoạch trong các chế độ xem EA trong tương lai cuối cùng sẽ trở thành kiến ​​trúc hiện tại (ít nhất là một số trong đó), nên phải nhận ra rằng các cập nhật EA là các hoạt động đang diễn ra không ngừng. Các kế hoạch EA trong tương lai sẽ tiếp tục khi một tổ chức phát triển và thay đổi. Hãy xem xét một thời gian khi doanh nghiệp không còn cần thay đổi về khả năng và nguồn lực trong tương lai.

Nếu điều này xảy ra, chương trình EA chuyển từ tập trung vào việc thành lập EA sang duy trì EA và thấy rằng nó liên tục mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

Bước 19: Duy trì kho EA và khả năng lập mô hình.

Kiến trúc sư trưởng và nhóm EA cần đảm bảo rằng kho lưu trữ EA và các ứng dụng / công cụ hỗ trợ luôn được cập nhật về mặt cấp phép và chức năng. Các yêu cầu về lưu trữ và mô hình hóa cần được xem xét hàng năm và các sản phẩm mới cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo rằng nhóm EA có khả năng hỗ trợ ứng dụng phù hợp. Nhóm nên tìm kiếm những cải tiến mới về chức năng của công cụ để những cải tiến này có thể được áp dụng cho lợi thế của doanh nghiệp. Chi phí mua phần mềm và gia hạn giấy phép phải là một phần của ngân sách chương trình EA hàng năm.

Bước 20: Phát hành bản cập nhật hàng năm cho Kế hoạch quản lý EA.

Kiến trúc sư trưởng cần thường xuyên thông báo cho các bên liên quan của EA về tình trạng của EA. Điều này được thực hiện thông qua việc phát hành hàng năm của Kế hoạch quản lý EA cập nhật, thảo luận về những thay đổi được thực hiện đối với quan điểm hiện tại và tương lai của EA trong năm qua. Thông tin liên lạc sẽ cung cấp một kế hoạch chuyển tiếp và giải trình tự cho những thay đổi được dự đoán trong năm tới. Ngoài ra, giá trị liên tục của EA cần được truyền đạt thông qua trích dẫn các ví dụ về nơi tài liệu EA hỗ trợ lập kế hoạch và ra quyết định, giúp giảm khả năng trùng lặp, tiết kiệm chi phí, cải thiện liên kết và tăng giao tiếp.

Tóm tắt lại 

Bài viết  này đã trình bày một phương pháp toàn diện để thực hiện chương trình EA và các hoạt động tài liệu liên quan. Bốn giai đoạn và hai mươi bước của phương pháp EA ví dụ được khái quát hóa để chúng có thể được sử dụng trong nhiều loại hình doanh nghiệp khu vực công và tư nhân. Các hoạt động của Giai đoạn I phục vụ để thiết lập chương trình EA, xác định Kiến trúc sư trưởng để lãnh đạo chương trình, tạo khả năng quản trị EA để chạy chương trình EA theo cách tích hợp với các quy trình quản lý CNTT khác và đưa ra Kế hoạch truyền thông EA để mua cổ đông trong và hỗ trợ. Các hoạt động của Giai đoạn II phục vụ để chọn khung EA xác định phạm vi kiến ​​trúc, các thành phần EA sẽ tạo nên kiến ​​trúc trong từng khu vực chức năng và các ứng dụng / công cụ phần mềm để tự động hóa tài liệu của các thành phần EA. Giai đoạn III là nơi diễn ra tài liệu thực tế về các quan điểm hiện tại và tương lai của kiến ​​trúc, cũng như sự phát triển của Kế hoạch quản lý EA để mô tả cách kiến ​​trúc sẽ chuyển đổi theo thời gian. Các hoạt động Giai đoạn IV cuối cùng là nơi EA được sử dụng trong toàn doanh nghiệp để hỗ trợ lập kế hoạch và ra quyết định và cập nhật thường xuyên được thực hiện để giữ cho EA có liên quan và tăng thêm giá trị.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *