EA cho người mới bắt đầu- Hiểu về cấu trúc tổ chức và văn hóa doanh nghiệp

Bài viết này thảo luận về sự cần thiết cho các kiến ​​trúc sư doanh nghiệp để hiểu vai trò của cấu trúc tổ chức và văn hóa doanh nghiệp trong việc phát triển một EA. Cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệp rất quan trọng để đưa vào EA để phản ánh chính xác bản chất thực sự của các mục tiêu, quy trình và cấu trúc không chính thức có ảnh hưởng đến quan điểm hiện tại và tương lai của kiến ​​trúc. Hiểu cấu trúc và văn hóa cũng rất quan trọng trong việc hợp tác với các bên liên quan để có được sự hỗ trợ của họ và quản lý kỳ vọng cho sự phát triển và triển khai chương trình EA. Doanh nghiệp là loại hình tổ chức xã hội và như vậy, các khái niệm về lý thuyết tổ chức được trình bày trong chương này có thể áp dụng cho thực tiễn của EA.

Thuật ngữ chính: Văn hóa

Niềm tin, phong tục, giá trị, cấu trúc, quy tắc, chuẩn mực và đặc điểm vật chất của một tổ chức xã hội. Văn hóa thể hiện rõ ở nhiều khía cạnh về cách thức hoạt động của một tổ chức.

Thuật ngữ chính: Các bên liên quan (Stackholder)

Mọi người đang hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi chính sách, chương trình, dự án, hoạt động hoặc tài nguyên. Các bên liên quan cho chương trình EA bao gồm các nhà tài trợ, điều hành, kiến ​​trúc sư, quản lý chương trình, người dùng và nhân viên hỗ trợ.

Nội dung của bài viết bao gồm :

  • Hiểu các khía cạnh cấu trúc và văn hóa của một doanh nghiệp
  • Hiểu sự khác biệt giữa một tổ chức và doanh nghiệp
  • Làm quen với các mô hình của các tổ chức và doanh nghiệp
  • Có khả năng gắn kết các khía cạnh cấu trúc và văn hóa của doanh nghiệp với kiến ​​trúc

Giới thiệu

Kiến trúc doanh nghiệp cũng nhiều về con người và tương tác xã hội cũng như về quy trình và sử dụng tài nguyên. Hiểu từng khía cạnh của một doanh nghiệp là điều cần thiết để phát triển các quan điểm chính xác về kiến ​​trúc hiện tại và các quan điểm có liên quan, có ý nghĩa về kiến ​​trúc tương lai.

Tương tự kiến ​​trúc nhà: Một kiến ​​trúc sư cần phải hiểu thành phần, sở thích và hoạt động của người cư ngụ để có thể tạo ra một thiết kế hiệu quả cho ngôi nhà mới hoặc được tu sửa của họ. Cách họ sẽ sử dụng các phòng, mô hình hoạt động và nhu cầu lưu trữ của họ là những ví dụ về các yếu tố được xem xét.

Hiểu biết sâu sắc về khía cạnh con người của doanh nghiệp cũng rất quan trọng đối với việc xây dựng chính sách, tiêu chuẩn và Kế hoạch quản lý EA sẽ được doanh nghiệp chấp nhận. Chuyển từ trạng thái hiện tại sang tương lai của EA liên quan đến những thay đổi trong quy trình và cách mọi người sẽ giao tiếp. Thay đổi liên quan đến việc chuyển từ những gì quen thuộc sang một thứ không quen thuộc, gây khó chịu và / hoặc đe dọa nhiều người. Do đó, có thể có sự kháng cự đối với các chương trình như EA gây ra hoặc hỗ trợ thay đổi tài nguyên và quy trình trong toàn doanh nghiệp.

Ảnh hưởng đến lĩnh vực kiến trúc doanh nghiệp

Phát triển kiến trúc toàn doanh nghiệp bao gồm đánh giá và mô tả về con người, quy trình và tài nguyên. Một số lĩnh vực thực hành và lý thuyết có ảnh hưởng đến thực tiễn EA bao gồm quản trị kinh doanh, hành chính công, nghiên cứu hoạt động, xã hội học, lý thuyết tổ chức, lý thuyết quản lý, khoa học thông tin và khoa học máy tính. Hiểu được sứ mệnh, mục tiêu và văn hóa của một doanh nghiệp cũng quan trọng để thực hiện EA như việc lựa chọn các phương pháp phân tích và kỹ thuật tài liệu. Cách tiếp cận EA được mô tả trong cuốn sách này dựa trên các lý thuyết về cách các tổ chức xã hội được cấu trúc và cách các hệ thống và hoạt động hoạt động trong các doanh nghiệp. Hình 1 trên trang tiếp theo cho thấy các lĩnh vực học thuật và lĩnh vực lý thuyết / thực hành có ảnh hưởng đến EA.

Hình 1: Ảnh hưởng đến lĩnh vực kiến trúc doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Một số tài liệu tham khảo cho các tổ chức doanh nghiệp vì các khái niệm đến từ lý thuyết tổ chức đã được thiết lập. Các khái niệm về lý thuyết tổ chức cũng áp dụng cho các doanh nghiệp vì chúng là loại hình tổ chức xã hội. Các tổ chức và doanh nghiệp về cơ bản là các hệ thống xã hội phức tạp, bất kể nhiệm vụ, có chung nhiều điểm tương đồng trong cấu trúc và chức năng cơ bản của chúng.

Mô hình kim cương Leavitt

Một trong những mô hình ban đầu của cấu trúc tổ chức chung là Kim cương Levitt được trình bày năm 1965 và được hiển thị trong Hình 2 . Leavitt lập luận rằng một sự thay đổi trong bất kỳ thành phần nào trong bốn thành phần này sẽ có ảnh hưởng đến các thành phần khác và sự tương tác của các thành phần làm nền tảng cho sự thành công của tổ chức.

Hình 2 Leavitt Diamond

Mô hình Parsons / Thompson

Một mô hình khác về cấu trúc tổ chức chung là một quan điểm ba cấp ban đầu được hình thành bởi nhà xã hội học Talcott Parsons trong năm 1950 và được phát triển thêm bởi nhà xã hội học James Thompson trong  1960. Nghiên cứu của Parsons đã xác định ba cấp độ chung cho hầu hết các tổ chức xã hội (kỹ thuật, quản lý và thể chế), dựa trên quan sát rằng các loại hoạt động khác nhau xảy ra ở mỗi cấp độ . Thompson  xây dựng trên ý tưởng của Parsons bằng cách xác định thêm các loại khác nhau của các hoạt động xảy ra ở mỗi cấp.

Organizational LevelStructure

Parson’s Purpose of each Level

Function

Thompson’s Activities of the Level

 

 

Thể chế

Trường hợp tổ chức thiết lập các quy tắc và liên quan đến xã hội lớn hơn khi nó có được sự hợp pháp hóa, ý nghĩa và hỗ trợ cấp cao hơn, do đó có thể thực hiện các mục tiêu của tổ chức. 

Tổ chức này rất cởi mở với môi trường để xác định miền của mình, thiết lập ranh giới và bảo đảm tính hợp pháp.

 

 

 

Quản lý

Khi hòa giải giữa tổ chức và môi trường nhiệm vụ ngay lập tức xảy ra, nơi tổ chức các vấn đề nội bộ của tổ chức, và nơi tổ chức các sản phẩm của các sản phẩm được tiêu thụ và cung cấp tài nguyên. 

 

Một động lực của hòa giải xảy ra ở nơi ít hoạt động chính thức hóa và nhiều hoạt động chính trị hơn xảy ra.

 

 

Công nghệ

 

 

Trường hợp sản phẩm thực tế của một tổ chức được xử lý.

Tổ chức này là hợp lý vì nó thực hiện các chức năng sản xuất (đầu vào / đầu ra) và cố gắng loại bỏ các chức năng đó từ bên ngoài để bảo vệ chúng khỏi những bất ổn bên ngoài càng nhiều càng tốt.

Hình 3 Parson/Thompson Model of Enterprises

Hình dạng của Mô hình Parson / Thompson đã được điều chỉnh cho giống với một loạt các vòng tròn đồng tâm. Điều này có thể cung cấp một hình ảnh hữu ích hơn để mô tả một tổ chức xã hội tương tác với môi trường của nó thông qua Cấp độ thể chế mô hình, tạo điều kiện cho các nguồn lực nội bộ thông qua Cấp độ quản lý và bảo vệ cốt lõi của các quy trình và tài nguyên thiết yếu ở cấp độ kỹ thuật. Hình 4 cho thấy phiên bản hình cầu này của Mô hình Parsons / Thompson, cũng hữu ích hơn trong việc liên quan đến nó như thế nào một khung EA có thể ghi lại các chức năng của tổ chức.

Hình 4: Các mô hình liên quan về chức năng và cấu trúc tổ chức

Giá trị của Mô hình Parsons / Thompson là việc sử dụng nó như một tài liệu tham khảo có thẩm quyền để phát triển các quan điểm EA về cấu trúc và quy trình cho một tổ chức. Bất kể sự chấp nhận rộng rãi của mô hình trong giới học thuật, câu hỏi liệu quan điểm năm mươi tuổi này có liên quan và hữu ích để hiểu cấu trúc của các tổ chức khu vực công và tư nhân hiện tại được trả lời bằng cách quan sát rằng nhiều tập đoàn lớn và các cơ quan chính phủ tiếp tục được phân cấp, dựa trên quy tắc và định hướng mục tiêu. Đây là một số đặc điểm chính của tổ chức hợp lý mà Parsons và Thompson ban đầu nghiên cứu. Bằng chứng về việc đây vẫn là một mô hình hợp lệ cũng được nhìn thấy trong bản chất hợp lý của sơ đồ tổ chức, tuyên bố sứ mệnh, kế hoạch chiến lược, kế hoạch hoạt động và dịch vụ kinh doanh của các loại hình tổ chức này.

Tuy nhiên, có những loại tổ chức mới đã xuất hiện do những thay đổi dựa trên công nghệ trong cách mọi người giao tiếp và làm việc. Viễn thông toàn cầu và Internet đã biến vị trí thành một yếu tố không liên quan chủ yếu về mặt nơi một số loại công việc đang được thực hiện (ví dụ: công việc tri thức và dịch vụ trực tuyến). Hai thay đổi chính liên quan đến cấu trúc tổ chức và chức năng đã có kết quả. Đầu tiên, nhiều tổ chức đang trở thành khu vực hoặc toàn cầu về bản chất, và đang dựa vào các nhóm phụ từ xa để thực hiện một số lượng đáng kể công việc. Thứ hai, nhiều người đang trở thành những người lao động tri thức tự làm chủ hợp đồng dịch vụ của họ từ xa cho các doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào sở thích, kỹ năng và tính khả dụng của họ. Ví dụ bao gồm những người xử lý các biểu mẫu chăm sóc sức khỏe số hóa, nhà phát triển phần mềm, nhà phát triển trang web, giảng viên đào tạo từ xa, thương nhân tài chính, nhân viên bán bảo hiểm và tiếp thị qua điện thoại. Bởi vì các tổ chức này có thể nhận được một số chức năng nhất định được thực hiện từ xa, cấu trúc của chúng có thể trở nên ít phân cấp hơn và hợp tác hơn.

Mặc dù có thể lập luận rằng các tổ chức nối mạng mới này thể hiện nhiều đặc điểm cấu trúc và chức năng được tìm thấy trong Mô hình Parsons / Thompson, có đủ sự khác biệt để thảo luận về một biến thể của mô hình đó có thể mô tả tốt hơn cách các tổ chức hoạt động trong toàn cầu môi trường kinh doanh trực tuyến.

Mô hình mạng tổ chức

Các loại hình tổ chức và doanh nghiệp mới xuất hiện dựa trên mạng lưới hợp tác của các công nhân địa phương và từ xa và các đội bán tự trị thực hiện các chức năng chính. Trong các doanh nghiệp này, hiệu quả chi phí cao hơn và linh hoạt hơn về nhiệm vụ đạt được bằng cách loại bỏ các lớp quản lý không cần thiết trong chế độ hoạt động phi tập trung. Các nhóm này thực sự là các nhóm phụ có trình độ quản lý và trình độ kỹ thuật riêng với các quy trình cốt lõi, và do đó vẫn sẽ thể hiện một số đặc điểm của Mô hình Parsons / Thompson. Sự khác biệt được trình bày ở đây là cấu trúc tổ chức / doanh nghiệp dựa trên các nhóm này và nhân viên từ xa, mục tiêu và chức năng của họ có thể thay đổi tùy thuộc vào ảnh hưởng bên trong và bên ngoài.

Được gọi là Mô hình mạng tổ chức (ONM), Nhóm điều hành đặt ra chính sách và mục tiêu, phê duyệt tài nguyên và đánh giá kết quả, trong khi Nhóm chức năng bán tự trị và Công nhân độc lập quản lý các chương trình / ngành kinh doanh đang diễn ra, các dự án phát triển mới và tài nguyên dành riêng cho nhóm . Các nhóm chức năng và Công nhân độc lập nhận được chính sách, mục tiêu và định hướng chung từ Nhóm điều hành, nhưng thực hiện các chức năng tổ chức theo cách độc lập và / hoặc hợp tác, tùy thuộc vào các mục tiêu. Hình 5 cung cấp một minh họa về ONM.

Hình 5: Organizational Network Model

Ít phân cấp hơn, các tổ chức ONM phẳng hơn và linh hoạt hơn này có thể đáp ứng các yêu cầu thay đổi nhanh hơn bằng cách tạo, sửa đổi hoặc loại bỏ các Nhóm chức năng và / hoặc điều chỉnh số lượng và loại Công nhân độc lập. Các loại tổ chức và doanh nghiệp ONM này cũng có thể tồn tại dưới dạng chuỗi cung ứng mở rộng hoặc mạng lưới các đội từ bên trong và bên ngoài ranh giới tổ chức truyền thống. Điều này bao gồm các đối tác kinh doanh đáng tin cậy và các chuyên gia tư vấn độc lập, những người được phép chia sẻ thông tin nhạy cảm và các nguồn lực chính với doanh nghiệp như một phần trong các hoạt động của Nhóm chức năng và Công nhân độc lập.

Hình 6 trên trang tiếp theo cho thấy các Nhóm chức năng trong các tổ chức ONM có thể liên quan đến một dòng doanh nghiệp (LOBs) trong Khung công tác EA3 như thế nào.

Hình 6: Liên kết các nhóm chức năng với EA Lines of Business

Tổ chức và doanh nghiệp

Các tổ chức và doanh nghiệp giống nhau ở chỗ cả hai đều là những thực thể xã hội có văn hóa, cấu trúc chính thức và không chính thức, mục tiêu, hoạt động và tài nguyên. Sự khác biệt là một doanh nghiệp có thể được định nghĩa là một tập hợp con của một tổ chức hoặc có thể liên quan đến nhiều tổ chức.

Các doanh nghiệp thường được tạo thành từ các thành phần dọc, ngang và mở rộng. Các thành phần dọc (còn được gọi là các ngành kinh doanh hoặc phân khúc) là các lĩnh vực hoạt động dành riêng cho một ngành kinh doanh (ví dụ: nghiên cứu và phát triển). Các thành phần nằm ngang (còn được gọi là doanh nghiệp giao thoa) là các lĩnh vực hoạt động chung hơn phục vụ nhiều ngành nghề kinh doanh. Các thành phần mở rộng bao gồm nhiều hơn một tổ chức (ví dụ: extranet và chuỗi cung ứng).

Các khung nhìn EA của các thành phần dọc là các kiến ​​trúc độc lập hoàn chỉnh ở chỗ chúng chứa tài liệu từ tất cả các cấp của khung EA. Những loại thành phần dọc cũng được gọi là phân khúc. Khi các phân đoạn dọc được ghi lại bằng cùng một khung EA, chúng có thể được tổng hợp thành một bức tranh kiến ​​trúc lớn hơn có thể bao gồm một số hoặc tất cả các ngành nghề kinh doanh. Đây có thể là một cách tốt hơn để phát triển phiên bản EA đầu tiên của doanh nghiệp vì nó cho phép họ đảm nhận một lượng công việc dễ quản lý hơn với chi phí ban đầu ít hơn (so với việc cố gắng làm EA cho toàn bộ doanh nghiệp cùng một lúc, mà không cần kinh nghiệm trước ). Đây được gọi là một cách tiếp cận phân đoạn để ghi lại EA tổng thể. Cách tiếp cận phân khúc cũng hữu ích trong các doanh nghiệp lớn và / hoặc phi tập trung, nơi các bộ phận của kiến ​​trúc có thể cần được phát triển và duy trì bởi một số nhóm khác nhau.

Hiểu về văn hóa

Hiểu văn hóa của một doanh nghiệp là điều cần thiết để phát triển các quan điểm thực tế về cách các mục tiêu chiến lược được thiết lập, cách các quy trình hoạt động và cách sử dụng các nguồn lực. Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau theo một cách nào đó. Điều này là do văn hóa của doanh nghiệp là sự pha trộn các giá trị, niềm tin, thói quen và sở thích của tất cả mọi người trong toàn doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Quản lý thay đổi

Những thay đổi trong doanh nghiệp sẽ xảy ra bất kể sự hiện diện của chương trình EA, tuy nhiên chúng sẽ xảy ra theo cách thức rời rạc hơn hoặc hoàn toàn độc lập mà không có EA. Tác dụng của chương trình EA là phối hợp thay đổi sao cho nó được thúc đẩy nhiều hơn bởi các chiến lược và yêu cầu kinh doanh mới, và ít hơn bởi các công nghệ mới.

Theo John Kotter, cho đến nay, những nỗ lực thay đổi lớn đã giúp một số tổ chức thích nghi đáng kể với điều kiện thay đổi, cải thiện vị thế cạnh tranh của những người khác và định vị một vài cho một tương lai tốt hơn. Nhưng trong quá nhiều tình huống, những cải tiến đã gây thất vọng và sau đó tàn sát đã kinh hoàng, với sự lãng phí tài nguyên và kiệt sức, sợ hãi hoặc làm nản lòng nhân viên.

Mọi người có thể chống lại những thay đổi trong môi trường của họ, cho dù đó là ở nhà hay nơi làm việc. Nếu chương trình EA thúc đẩy các thay đổi trong doanh nghiệp và nếu mọi người thường chống lại bất kỳ loại thay đổi nào khi họ không có mức độ kiểm soát nào đó, thì chương trình EA có thể bị các bên liên quan chống lại trừ khi có gì đó được thực hiện để tăng mức độ kiểm soát của họ . Tăng mức độ kiểm soát của họ giúp quản lý thành công thay đổi và có thể được thực hiện theo nhiều cách, bao gồm:

  • Liên quan đến các bên liên quan trong việc thiết lập và quản lý chương trình EA.
  • Truyền thông thường xuyên và hiệu quả các hoạt động EA tới các bên liên quan.
  • Cho phép đầu vào của các bên liên quan để lập kế hoạch và ra quyết định của EA.
  • Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan về những gì chương trình EA có thể làm.

Thuật ngữ chính: Quản lý thay đổi

Quá trình đặt kỳ vọng và liên quan đến các bên liên quan trong cách thay đổi quy trình hoặc hoạt động, để các bên liên quan có một số quyền kiểm soát thay đổi và do đó có thể chấp nhận thay đổi hơn.

Những người bị ảnh hưởng bởi chương trình EA được gọi là các bên liên quan của EA và họ là những người có khả năng chống lại chương trình và / hoặc những thay đổi được coi là sản phẩm của chương trình EA. Do đó, một trong những điều mà người quản lý chương trình EA cần đảm bảo là có sự tham gia của các bên liên quan trong càng nhiều khía cạnh của chương trình EA càng tốt. Điều này bao gồm các hoạt động quản trị và giám sát, lựa chọn khuôn khổ và phương pháp EA, tham gia và đánh giá các hoạt động tài liệu và tham gia vào việc phát triển và cập nhật Kế hoạch quản lý EA.

Một khía cạnh khác của việc quản lý thay đổi trong chương trình EA là giao tiếp thường xuyên và hiệu quả về các hoạt động của chương trình với tất cả các bên liên quan. Điều này bao gồm các tài liệu chính thức như Kế hoạch truyền thông chương trình EA, Kế hoạch quản lý EA và các thông báo liên quan đến việc cập nhật định kỳ các quan điểm EA hiện tại và tương lai. Nó cũng bao gồm giao tiếp không chính thức trên cơ sở liên tục với tất cả các bên liên quan để đảm bảo rằng sự tham gia và hỗ trợ của họ được duy trì.

Các chi tiết về quản trị chương trình EA được thảo luận trong Chương 4, nhưng đủ để nói rằng điều quan trọng là cung cấp một vị trí trên bàn cho càng nhiều bên liên quan càng tốt. Điều này làm tăng mua vào cho chính sách và ra quyết định của EA, cũng như thành công của việc thực hiện các thay đổi được yêu cầu trong kiến ​​trúc tương lai.

Quản lý kỳ vọng là một cách khác để thúc đẩy sự thành công của chương trình EA và giúp các bên liên quan đối phó với sự thay đổi. Quản lý kỳ vọng là về việc xác định đầu ra và kết quả thực tế. Nó có thể được thực hiện bằng cách hợp tác đánh giá khả năng của chương trình EA để ghi lại các kiến ​​trúc hiện tại và tương lai, khung thời gian và tài nguyên sẽ sử dụng và các trở ngại để các bên liên quan chấp nhận. Quản lý kỳ vọng là một khía cạnh liên tục của chương trình EA.

 

Tóm tắt các khái niệm

Bài viết  này mô tả cách các doanh nghiệp là loại hình tổ chức xã hội và thảo luận về tầm quan trọng của việc hiểu cấu trúc và văn hóa của doanh nghiệp mà EA đang ghi lại. Mặc dù điều quan trọng là phải hiểu các quy trình và công nghệ hỗ trợ của doanh nghiệp, nhưng chính người nhân viên của doanh nghiệp là người đưa ra kế hoạch và quyết định về định hướng chiến lược, hoạt động kinh doanh và sử dụng tài nguyên. Bài viết này cũng đề cập đến những ảnh hưởng trên lĩnh vực EA và trình bày hai mô hình của các tổ chức và doanh nghiệp có thể hỗ trợ phát triển quan điểm EA hiện tại và tương lai. Cuối cùng, tầm quan trọng của việc quản lý thay đổi đã được thảo luận trong đó các hoạt động của chương trình EA có thể bị chống lại bởi các bên liên quan, những người cảm thấy mất đầu vào hoặc kiểm soát.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *